Za coroczne przedstawienie Raportu Radzie Miejskiej, w terminie do 31 maja, odpowiada burmistrz Nysy, a jego rozpatrzenie następuje podczas sesji związanej z podjęciem uchwały w sprawie udzielenia lub nieudzielenia absolutorium burmistrzowi, dlatego też przeprowadza się je w terminie do 30 czerwca.

Raport o stanie gminy jest dokumentem podsumowującym wszystkie najważniejsze działania realizowane przez samorząd, jakie zostały podjęte w zeszłym roku. Dokument pozwala na kompleksową ocenę sytuacji gminy i jednocześnie stanowi istotne narzędzie służące do monitoringu oraz ewaluacji polityki rozwoju lokalnego. Ponadto, coroczne sporządzanie dokumentu, zapewnia gminie informacje umożliwiające analizę porównawczą stanu jednostki w dłuższej perspektywie czasowej.

Raport z punktu widzenia formalnego stanowi podstawę do przeprowadzenia w ramach sesji Rady Miejskiej debaty, a w jej konsekwencji głosowanie nad udzieleniem wotum zaufania burmistrzowi. Warto tu podkreślić, iż ważnym elementem w procesie tworzenia i przyjmowania raportu jest możliwość zaangażowania mieszkańców w podejmowanie decyzji związanych z dalszym rozwojem ich miejsca zamieszkania. Dzięki obligatoryjnej debacie nad raportem społeczność ma możliwość kontroli organów władzy samorządowej